Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Moisanderin sukuseuran henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 10.02.2021. Viimeisin muutos 10.02.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Moisanderin sukuseura Ry

c/o Timo Moisander

Poutamäentie 11 A 10

00360 Helsinki

hallitus(at)moisanderit.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hessi Moisander

Kuusirinne 32

16300 Orimattila

hallitus(at)moisanderit.fi

3. Rekisterin nimi

Moisanderin sukuseuran jäsen- ja jäsenmaksurekisteri ja sukututkimustiedon keräysrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

- rekisterinpitäjän oikeutettu etu jäsenyysasioissa.

- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

- henkilön erikseen antama lupa tietojen käyttöön sukututkimuksessa

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, syntymäaika, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), jäsenmaksutiedot, muut jäsenyyteen liittyvät tiedot.

Jäsenyyteen liittyvät suostumus- ja kieltotiedot.

Sukututkimustiedoissa lisäksi syntymäaika ja kunta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapahtumista ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säilytys

Henkilön jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja ne poistetaan jäsenyyden päättymisestä seuraavan toimikauden aikana.

Sukututkimusluvalla luovutettuja tietoja sukututkimustarkoitukseen säilytetään syntyvissä sukututkimustuotteissa pysyvästi.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)